{"id":208,"date":"2019-10-01T19:08:13","date_gmt":"2019-10-01T17:08:13","guid":{"rendered":"http:\/\/www.revalt.it\/?p=208"},"modified":"2023-08-08T12:40:26","modified_gmt":"2023-08-08T10:40:26","slug":"semplificare-le-procedure-amministrative-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.revalt.it\/index.php\/2019\/10\/01\/semplificare-le-procedure-amministrative-2\/","title":{"rendered":"Semplificare le procedure amministrative 2"},"content":{"rendered":"\t\t
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Semplificare le procedure amministrative, seconda parte<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Semplificare le procedure\u00a0 amministrative, seconda parte, trovi qui la prima<\/a>.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Mappare la procedura amministrativa<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Quando si vogliono semplificare le procedure amministrative la prima cosa da fare \u00e8\u00a0 mappare<\/strong>. Fare la mappa significa, rilevare e descrivere le fasi, le attivit\u00e0, i passaggi<\/span> che sono in atto o che si prevede di attuare. Grazie alla mappatura disporremo della descrizione delle routine applicate in campo cio\u00e8 del “come funziona<\/strong>” la procedura.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Della procedura oltre alle routine di lavoro, si devono rilevare anche le<\/b> risorse umane coinvolte<\/b><\/u> con le loro responsabilit\u00e0 e le loro competenze e formazione. Dobbiamo anche sapere quali\u00a0strumenti di lavoro<\/b><\/u> sono utilizzati ed eventualmente le strutture<\/strong><\/span> impegnate.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Inutile dire che il requisito della mappatura \u00e8 la precisione<\/strong>, si deve fotografare la realt\u00e0, perch\u00e8 poi \u00e8 su quella rappresentazione che si lavora. Nel caso delle procedure gi\u00e0 in atto i soggetti che le conoscono meglio sono gli operativi<\/strong> cio\u00e8 coloro che effettivamente lavorano nelle varie fasi.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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La mappatura per semplificare le procedure amministrative \u00e8 un lavoro da realizzare “sul campo”, \u00e8 opportuno avvalersi dell’esperienza del personale che opera nelle attivit\u00e0 pratiche, concrete. Solamente chiedendo agli operatori sul campo potremo individuare il cosiddetto “livello operativo<\/b>“.<\/p>\n

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Uno dei dubbi pi\u00f9 comuni durante la mappatura \u00e8 il non aver chiaro fino a quale livello di dettaglio si deve descrivere la procedura. La risposta ufficiale \u00e8 “dettagliare fino al livello operativo<\/b>“, cio\u00e8 il livello laddove esiste qualcuno che esegue una attivit\u00e0<\/u>. Dovremo dettagliare le routine sino a “isolare” le singole attivit\u00e0 presidiate da un soggetto concreto (persona o gruppo di persone).<\/p>\n

Conoscere i livelli operativi delle procedure torna molto utile ai fini del “tenere sotto controllo” la procedura stessa perch\u00e8 quello operativo \u00e8 il livello dove si rilevano le anomalie e applicano i correttivi<\/span>.<\/p>\n

Per ognuno dei pezzi di procedura “dettagliati al livello operativo” sarebbe bene anche rilevare e descrivere quali sono gli elementi in ingresso e quali in uscita<\/b> (documenti, atti),<\/b> eventuali vincoli cogenti <\/b>(Leggi, Regolamenti) che regolano i passaggi, tempistiche<\/b> ecc. Dedicheremo un apposito articolo alle tecniche specifiche per mappare una procedura.<\/u><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Assicurarsi che le procedure siano applicate appropriatamente<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Una procedura amministrativa pu\u00f2 essere frutto di stesura ex novo oppure frutto di interventi necessari a correggere e\/o e semplificare una procedura amministrativa gi\u00e0 in atto.<\/p>\n

La procedura “nuova” o “corretta” \u00e8 sottoposta ad approvazione prima di essere passata agli operativi per la sua applicazione. E’ rischioso dare per scontato che tutti e sempre applichino appropriatamente le routine previste.<\/span><\/p>\n

Uno dei modi per scongiurare rischi di “cattiva traduzione” nel passaggio dalle procedure approvate sulla carta alle attivit\u00e0 pratiche \u00e8 insito nelle tecniche di mappatura della procedura: parliamo del gi\u00e0 citato “livello operativo”.\u00a0<\/p>\n

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Quando la mappatura non riesce a descrivere bene una delle fasi-attivit\u00e0-routine di procedura, in particolare quando questa imprecisione rende impossibile tradurre ogni attivit\u00e0 descritta sulla carta,<\/strong>\u00a0in una istruzione operativa per uno dei soggetti operativi coinvolti<\/strong>, \u00e8 quasi certo che nessuno applicher\u00e0 quella istruzione<\/span>. Di conseguenza la procedura o il correttivo introdotto, buono o cattivo che sia, non potr\u00e0 funzionare, a priori. La cosa di cui dobbiamo essere certi \u00e8 che ad ogni attivit\u00e0 mappata dalla procedura corrisponda un operatore che applichi le istruzioni per realizzarla, non\u00a0 sempre succede.<\/u><\/p>\n

Il rischio \u00e8 che a insaputa del gestore di procedura, una procedura sia applicata difformemente, oppure senza un nuovo correttivo appena introdotto<\/strong>. Quando ritorneranno al gestore i risultati operativi del procedimento ottimizzato egli vedr\u00e0 che non tutto funziona per\u00f2 non capir\u00e0 che la vera causa \u00e8 una difforme applicazione: sar\u00e0 complicato intervenire per far funzionare bene<\/span>.\u00a0<\/p>\n

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Un esempio utile<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Ecco un esempio di fantasia per capire l’utilit\u00e0 del “livello applicativo”<\/span>. In un procedimento che coinvolge 4 uffici diversi che operano in catena la scelta di assegnare un obiettivo complessivo generico tipo “ridurre del 30% il tempo complessivo della procedura” potrebbe non essere felice a priori. Il punto \u00e8 che ogni capo ufficio influisce solo sui propri tempi di ufficio. Se dopo l’assegnazione del – 30% complessivo due uffici migliorano del 30% e due del 10% il risultato complessivo sar\u00e0 del 20%\u00a0 ma non si capir\u00e0 dove mettere mano: manca il risultato per ufficio. Meglio dettagliare gli obiettivi per singoli uffici e dire: “ridurre del 40% i tempi di ufficio A e B , 20% per C e D.”. In questo modo saremo arrivati al dettaglio del livello operativo<\/span>, sar\u00e0 semplice eventualmente capire in quale ufficio le cose non funzionano.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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L'analisi della procedura amministrativa <\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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semplificare = dove \u00e8 curva<\/figcaption>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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fare un rettilineo<\/figcaption>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Analisi significa mettere su un tavolo la mappa della procedura amministrativa e cercare i punti (o meglio i passaggi, fasi, attivit\u00e0 ecc.) che sono la causa di problemi reali o potenziali <\/b>(nel caso di procedure ancora non in atto) da risolvere, punti che possono essere semplificati, migliorati<\/b>.<\/p>\n

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Trovati i problemi viene il bello, dovremo trovare le soluzioni <\/b>(in altri articoli si parler\u00e0 di tecniche per trovare le soluzioni). Il tutto facendo i conti con le problematiche della PA: poco personale, poche motivazioni, pochi fondi e risorse ecc..<\/p>\n

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Per semplificare i punti critici<\/strong>, ribadita l’importanza del contributo dei colleghi operativi in campo, conviene sfruttare anche alcune dritte regalate dall’esperienza:<\/u><\/p>\n

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