{"id":6717,"date":"2022-02-05T11:34:41","date_gmt":"2022-02-05T10:34:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.revalt.it\/?p=6717"},"modified":"2023-08-08T12:43:00","modified_gmt":"2023-08-08T10:43:00","slug":"semplificare-le-procedure-amministrative","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.revalt.it\/index.php\/2022\/02\/05\/semplificare-le-procedure-amministrative\/","title":{"rendered":"Semplificare le procedure amministrative 1"},"content":{"rendered":"\t\t
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La necessit\u00e0 di semplificare le procedure amministrative<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Per i cittadini semplificare le procedure amministrative significa “semplificare la Burocrazia<\/strong>“. Significa mettere al bando quella serie di complessi, incomprensibili, lunghi, costosi\u00a0 e inutili\u00a0 adempimenti.<\/span> Adempimenti che spesso sono richiesti quando si avvia un procedimento con la PA, come per esempio la richiesta di un documento.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Questi fastidiosi adempimenti derivano dal rispetto di una Legge (o un Regolamento\u00a0 o affini). I molteplici soggetti della PA (due Regioni, due Comuni, ecc..) possono adottare differenti modalit\u00e0 pi\u00f9 o meno semplici, per portare a termine gli stessi procedimenti.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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E’ importante che ogni componente della PA “organizzi le proprie risorse” personale, strumenti e procedure amministrative<\/span>\u00a0nel modo pi\u00f9 efficiente e meno “pesante” per il cittadino utente<\/span>. Questo \u00e8 “semplificare le procedure<\/strong>“, non sempre funziona, anzi!….<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Questo articolo<\/strong> suggerisce alcune “buone pratiche” utili a semplificare le procedure amministrative.<\/span> Consigli per quando l’obiettivo<\/strong> finale<\/strong> \u00e8 “semplificare la vita” ai cittadini<\/span>\u00a0 coinvolti in un dato procedimento amministrativo.<\/p>\n

Spesso la base di partenza di una procedura amministrativa \u00e8 una Legge o un Regolamento “scritto male”, senza tener conto della complessit\u00e0 dei procedimenti amministrativi che si andranno a generare. Diventa difficile poi organizzare procedure che siano semplici da seguire sia da parte degli utenti che da parte dei burocrati.\u00a0<\/p>\n

Il primo passo per evitare complicazioni nelle procedure amministrative va mosso a monte, nel momento della stesura di Leggi e Regolamenti. Chi scrive Leggi e Regolamenti dovrebbe sempre preoccuparsi che dalla loro applicazione non derivino adempimenti complessi. Ottimo \u00e8 fare delle simulazioni preventive<\/span> testando diverse ipotesi di contesto applicativo della Legge.<\/p>\n

Questo articolo si concentra sul “dopo” che una nuova Legge o Regolamento entra in vigore. Quando a livello periferico si organizzano o ri-organizzano le procedure amministrative del caso.<\/strong><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Per semplificare le procedure amministrative servono competenze tecniche<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Quando in questo articolo parliamo di procedure amministrative<\/span>\u00a0 va inteso tutto il complesso costituito sia dalle modalit\u00e0 di organizzare personale e strumenti<\/span> disponibili sia dalle regole e routine<\/span> da applicare al fine di completare un cosiddetto “procedimento amministrativo” (vedi nota tecnica<\/span> in fondo).<\/p>\n

I soggetti deputati a impostare, semplificare e correggere le procedure amministrative, altri non sono che i burocrati, i funzionari incaricati del procedimento.<\/p>\n

La semplificazione burocratica \u00e8 nelle mani dei burocrati<\/strong>, ma questi ne hanno le competenze tecniche necessarie?<\/span> dai risultati parrebbe di no <\/strong>(salvo sporadici casi, cui si deve riconoscere merito).\u00a0https:\/\/www.revalt.it\/index.php\/2020\/09\/30\/burocrazia-e-pubblica-amministrazione\/<\/a><\/p>\n

Nelle discussioni sui problemi della PA, si elenca di tutto, dalla carenza di personale a tutto il resto. L’argomento dell’assicurare le necessarie conoscenze specialistiche per attuare la semplificazione<\/span>, per\u00f2 non \u00e8 tra i prioritari.\u00a0<\/p>\n

Semplificare le procedure richiede attivit\u00e0 di analisi, ricerca dei punti deboli, soluzione delle criticit\u00e0, far accettare le modifiche in campo, verificare e correggere i risultati, capire le esigenze distinguendo quelle di funzionari e di utenti, studio di best practices.<\/p>\n

Nella PA la semplificazione delle procedure amministrative, quando effettivamente viene affrontata, troppo spesso \u00e8 affidata a chi non ha sufficienti competenze tecniche specifiche in materia. <\/strong>Si scopiazza qu\u00e0 e l\u00e0, ci si affida al grado gerarchico, al buon senso, all’esperienza degli anni di servizio e alla buona volont\u00e0. Purtroppo nel complesso i risultati confermano che in ogni campo, il riuscire a risolvere un problema \u00e8 molto legato allo “spessore” dell’approccio messo in campo.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Il miglioramento continuo diventi elemento di sistema<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Le organizzazioni private o pubbliche che registrano le migliori performances nei vari settori, praticano di routine il “miglioramento continuo<\/strong>“. Attuano “sistematicamente<\/strong>” monitoraggio, analisi, correzione e semplificazione delle procedure.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Tali organizzazioni “hanno nel DNA e nella cultura” la volont\u00e0 di dedicare al miglioramento (e alla semplificazione che ne \u00e8 un aspetto) risorse e competenze. Programmano in pianta stabile momenti dedicati all’analisi e al miglioramento. E’ il sistema stesso che si pone l’obbiettivo di migliorarsi sempre.<\/span>\u00a0<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Nei modi organizzativi della nostra PA, tutto ci\u00f2 non \u00e8 previsto. Nella PA solitamente la logica di sistema non prevede miglioramento e semplificazione,<\/span> sono gli utenti a chiederlo.\u00a0 E’ necessario cambiare questa logica, o almeno prenderne coscienza.<\/strong><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Si tratta di due logiche di sistema opposte<\/span>, la prima (miglioramento continuo come sistema) \u00e8 molto pi\u00f9 in sintonia con la “velocit\u00e0” del mondo globalizzato, la seconda…. era adatta nella met\u00e0 del secolo passato.<\/p>\n

Nel primo caso la semplificazione delle procedure funziona, nel secondo si\u00a0 finisce quasi sempre per complicare ulteriormente<\/span> quello che si vorrebbe semplificare e\/o con un rigetto dei cambiamenti.<\/span>\u00a0<\/p>\n

Ancora in troppi nella PA, dai vertici agli operativi, nei confronti del cambiamento delle procedure (necessario a semplificare), sono “neutrali”, non coinvolti. Alcuni poi sono ostili in modo celato o aperto.<\/p>\n

Garantire che la logica del miglioramento continuo attecchisca finalmente anche nella PA<\/span> , metterlo a sistema, significherebbe preparare un ambiente favorevole<\/span> alla semplificazione delle procedure amministrative.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Garantire il contesto adatto per il cambiamento<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Spesso nella Pubblica Amministrazione ci troviamo a combattere con procedure amministrative poco efficienti, complesse, a volte neppure sappiamo quando e perch\u00e8 furono introdotte.<\/p>\n

Raramente e se siamo fortunati potremmo lavorare in un’organizzazione che attua il miglioramento continuo<\/u>. In questo caso l’intervento di semplificazione che metteremo in campo potr\u00e0 contare su una serie programmata di pi\u00f9 interventi di verifica e correzione<\/span> successivi. Si aggiuster\u00e0 il tiro fino a ottimizzare il funzionamento.<\/p>\n

Solitamente nella PA purtroppo l’esigenza di semplificare \u00e8 estemporanea, superficiale, l’intervento di modifica delle procedure che si metter\u00e0 in campo non contempler\u00e0 la possibilit\u00e0 di ulteriori aggiustamenti successivi.<\/span><\/p>\n

Il solo fatto di introdurre una modifica in una procedura amministrativa, per esempio a fini di semplificazione,\u00a0 non garantisce di per s\u00e8 il successo. E’ come coltivare un campo, non si deve seminare e dimenticarsene per tornare dopo mesi a raccogliere, va seguito controllato e se necessario curato.\u00a0<\/p>\n

Quando possibile \u00e8 sempre bene prevedere dopo una modifica, almeno uno step successivo di verifica dell’efficacia con possibilit\u00e0 di introdurre correttivi.<\/span><\/p>\n

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Importante \u00e8 che la nuova procedura sia “presidiata e sostenuta”\u00a0 dai dirigenti<\/span> che ne dovrebbero rimarcare il peso in modo di “stimolare un’adesione convinta” nei collaboratori chiamati a gestirla. Il rischio sempre presente \u00e8 quello di un “rigetto” da parte dell’apparato, silente o meno, che pu\u00f2 fare finire su un binario morto tutte le innovazioni.<\/span><\/p>\n

Ottimo \u00e8 progettare e mettere a punto le innovazioni assieme agli operativi<\/span> che le utilizzeranno, magari con test finali di funzionamento prima dell’approvazione e rilascio<\/p>\n

Quando si mette mano a una procedura possono esserci due ambiti di intervento. A volte \u00e8 possibile scrivere da zero<\/b> spesso ci si deve limitare ad ottimizzare l’esistente<\/b>. Quasi sempre \u00e8 possibile solo l’ottimizzazione della procedura in atto, i limiti di manovra saranno inferiori, in ogni caso i suggerimenti di questo articolo restano validi in entrambe le evenienze.<\/p>\n

Nella quotidianit\u00e0 della PA spesso le procedure “nuove” sono realizzate sviluppando una base ottenuta per “copia incolla” da “precedenti” procedure amministrative gi\u00e0 in atto. Il rischio che si corre \u00e8 di “importare” vecchi errori e inefficienze nella procedura nuova.<\/u>\u00a0 E’ sempre consigliabile analizzare preventivamente l’efficienza delle procedure nuove ottenute “ricalcando” procedure pi\u00f9 datate.<\/p>\n

Leggi la seconda parte<\/a> dell’articolo con i suggerimenti per la mappatura e l’analisi delle procedure<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Nota tecnica<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Attingendo al vocabolario di\u00a0 “burocratese<\/span>“<\/strong> scopriamo che :<\/p>\n

Procedimento: <\/strong>serie di atti amministrativi necessari per arrivare all’emanazione del provvedimento finale. A ogni procedimento amministrativo corrispondono i documenti amministrativi che rappresentano gli atti posti in essere. I “prodotti attesi”.<\/p>\n

Processo: <\/strong>descrizione\u00a0 dell’insieme di risorse strumentali e comportamenti necessari a realizzare un procedimento. Il processo \u00e8 il “chi fa cosa”, la sua formulazione dipende dalle persone e dagli strumenti nella disponibilit\u00e0\u00a0 della struttura coinvolta. Descritto solitamente con organigrammi o funzionigrammi.<\/p>\n

Procedura: <\/strong>la descrizione delle sequenze di attivit\u00e0 da realizzare per portare a termine un procedimento. Solitamente la procedura \u00e8 formata da una serie di regole o di routine interne, il “come fare” le attivit\u00e0 previste.\u00a0<\/p>\n

A livello di PA confrontando diversi soggetti di medesima categoria (es due regioni, due comuni ecc.), si evidenzia spesso che medesimi procedimenti si appoggiano su differenti processi e procedure.<\/strong> Il fenomeno \u00e8 dovuto al fatto che i procedimenti sono sanciti in modo univoco<\/span> tramite un medesimo provvedimento\u00a0 (Leggi o Regolamenti scritti a livello centrale) mentre le modalit\u00e0 di realizzarli sono funzione delle regole, della disponibilit\u00e0 di personale e mezzi della singola amministrazione (<\/span>livello periferico). Differenti amministrazioni presenteranno la stessa mappa dei procedimenti ma differenti mappe dei processi necessari. Un effetto tipico quando i regolamenti sono stabiliti da un unico soggetto centrale e realizzati da molteplici periferici.\u00a0<\/p>\n

Possiamo tranquillamente\u00a0 affermare che anche nella PA esistono diverse possibilit\u00e0 di organizzarsi per gestire la stessa procedura.<\/span> Alcune modalit\u00e0 funzionano meglio di altre. Questo garantisce che anche nella PA \u00e8 possibile migliorare grazie all’organizzazione.<\/strong><\/p>\n

Sul procedimento pu\u00f2 incidere chi scrive Leggi e Regolamenti, su processo e procedura chi applica ed esegue tali Leggi e Regolamenti. Entrambi i soggetti hanno pari responsabilit\u00e0<\/span> di garantire semplificazione all’utenza.<\/p>\n

La PA quasi sempre deve realizzare procedimenti definiti da altri (centro-periferia) e lo fa in funzione dei processi e procedure implementati localmente.\u00a0\u00a0<\/p>\n

Nella PA possiamo avere esigenza di mappare i procedimenti<\/span> basandoci sulla descrizione dei vincoli legali connessi, oppure di mappare i processi<\/span> fotografando l’organizzazione e le sue modalit\u00e0 di funzionamento che sottendono ai procedimenti.<\/p>\n

Dal 2017 la PA deve mappare i propri processi per la prevenzione della corruzione<\/span>, si pu\u00f2 approfittare per analizzare opportunit\u00e0 di semplificazione.\u00a0<\/p>\n

Utile mappare sia con tabelle (otput-input, responsabilit\u00e0 ecc)\u00a0 che con flow chart (sequenza delle attivit\u00e0) per migliore comprensione.<\/p>\n

Aprendo il vocabolario del “qualitatese”<\/span><\/strong> (lingua delle organizzazioni che operano in qualit\u00e0 certificata), troviamo:<\/p>\n

Processo<\/strong> la sequenza delle\u00a0 attivit\u00e0 realizzate per completare un percorso produttivo: da un input iniziale ad un output finale.<\/p>\n

Procedura<\/strong>\u00a0 la descrizione di come si realizzano\u00a0 le attivit\u00e0 di un processo, come se processo fosse il territorio e procedura la mappa cartografica.<\/p>\n

Potrebbe sembrare un modo pi\u00f9 semplice di ricomprendere con due termini ci\u00f2 che il burocratese traduce con i tre termini procedimento, procedure e processo.<\/span> La sostanza \u00e8 la stessa e ci\u00f2 rende possibile per la PA attingere anche alle metodiche organizzative della “qualit\u00e0”.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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