La necessità di semplificare le procedure amministrative
Per i cittadini semplificare le procedure amministrative significa “semplificare la Burocrazia“. Significa mettere al bando quella serie di complessi, incomprensibili, lunghi, costosi e inutili adempimenti. Adempimenti che spesso sono richiesti quando si avvia un procedimento con la PA, come per esempio la richiesta di un documento.
Questi fastidiosi adempimenti derivano dal rispetto di una Legge (o un Regolamento o affini). I molteplici soggetti della PA (due Regioni, due Comuni, ecc..) possono adottare differenti modalità più o meno semplici, per portare a termine gli stessi procedimenti.
E’ importante che ogni componente della PA “organizzi le proprie risorse” personale, strumenti e procedure amministrative nel modo più efficiente e meno “pesante” per il cittadino utente. Questo è “semplificare le procedure“, non sempre funziona, anzi!….
Questo articolo suggerisce alcune “buone pratiche” utili a semplificare le procedure amministrative. Consigli per quando l’obiettivo finale è “semplificare la vita” ai cittadini coinvolti in un dato procedimento amministrativo.
Spesso la base di partenza di una procedura amministrativa è una Legge o un Regolamento “scritto male”, senza tener conto della complessità dei procedimenti amministrativi che si andranno a generare. Diventa difficile poi organizzare procedure che siano semplici da seguire sia da parte degli utenti che da parte dei burocrati.
Il primo passo per evitare complicazioni nelle procedure amministrative va mosso a monte, nel momento della stesura di Leggi e Regolamenti. Chi scrive Leggi e Regolamenti dovrebbe sempre preoccuparsi che dalla loro applicazione non derivino adempimenti complessi. Ottimo è fare delle simulazioni preventive testando diverse ipotesi di contesto applicativo della Legge.
Questo articolo si concentra sul “dopo” che una nuova Legge o Regolamento entra in vigore. Quando a livello periferico si organizzano o ri-organizzano le procedure amministrative del caso.
Per semplificare le procedure amministrative servono competenze tecniche
Quando in questo articolo parliamo di procedure amministrative va inteso tutto il complesso costituito sia dalle modalità di organizzare personale e strumenti disponibili sia dalle regole e routine da applicare al fine di completare un cosiddetto “procedimento amministrativo” (vedi nota tecnica in fondo).
I soggetti deputati a impostare, semplificare e correggere le procedure amministrative, altri non sono che i burocrati, i funzionari incaricati del procedimento.
La semplificazione burocratica è nelle mani dei burocrati, ma questi ne hanno le competenze tecniche necessarie? dai risultati parrebbe di no (salvo sporadici casi, cui si deve riconoscere merito). https://www.revalt.it/index.php/2020/09/30/burocrazia-e-pubblica-amministrazione/
Nelle discussioni sui problemi della PA, si elenca di tutto, dalla carenza di personale a tutto il resto. L’argomento dell’assicurare le necessarie conoscenze specialistiche per attuare la semplificazione, però non è tra i prioritari.
Semplificare le procedure richiede attività di analisi, ricerca dei punti deboli, soluzione delle criticità, far accettare le modifiche in campo, verificare e correggere i risultati, capire le esigenze distinguendo quelle di funzionari e di utenti, studio di best practices.
Nella PA la semplificazione delle procedure amministrative, quando effettivamente viene affrontata, troppo spesso è affidata a chi non ha sufficienti competenze tecniche specifiche in materia. Si scopiazza quà e là, ci si affida al grado gerarchico, al buon senso, all’esperienza degli anni di servizio e alla buona volontà. Purtroppo nel complesso i risultati confermano che in ogni campo, il riuscire a risolvere un problema è molto legato allo “spessore” dell’approccio messo in campo.
Il miglioramento continuo diventi elemento di sistema
Le organizzazioni private o pubbliche che registrano le migliori performances nei vari settori, praticano di routine il “miglioramento continuo“. Attuano “sistematicamente” monitoraggio, analisi, correzione e semplificazione delle procedure.
Tali organizzazioni “hanno nel DNA e nella cultura” la volontà di dedicare al miglioramento (e alla semplificazione che ne è un aspetto) risorse e competenze. Programmano in pianta stabile momenti dedicati all’analisi e al miglioramento. E’ il sistema stesso che si pone l’obbiettivo di migliorarsi sempre.
Nei modi organizzativi della nostra PA, tutto ciò non è previsto. Nella PA solitamente la logica di sistema non prevede miglioramento e semplificazione, sono gli utenti a chiederlo. E’ necessario cambiare questa logica, o almeno prenderne coscienza.
Si tratta di due logiche di sistema opposte, la prima (miglioramento continuo come sistema) è molto più in sintonia con la “velocità” del mondo globalizzato, la seconda…. era adatta nella metà del secolo passato.
Nel primo caso la semplificazione delle procedure funziona, nel secondo si finisce quasi sempre per complicare ulteriormente quello che si vorrebbe semplificare e/o con un rigetto dei cambiamenti.
Ancora in troppi nella PA, dai vertici agli operativi, nei confronti del cambiamento delle procedure (necessario a semplificare), sono “neutrali”, non coinvolti. Alcuni poi sono ostili in modo celato o aperto.
Garantire che la logica del miglioramento continuo attecchisca finalmente anche nella PA , metterlo a sistema, significherebbe preparare un ambiente favorevole alla semplificazione delle procedure amministrative.
Garantire il contesto adatto per il cambiamento
Spesso nella Pubblica Amministrazione ci troviamo a combattere con procedure amministrative poco efficienti, complesse, a volte neppure sappiamo quando e perchè furono introdotte.
Raramente e se siamo fortunati potremmo lavorare in un’organizzazione che attua il miglioramento continuo. In questo caso l’intervento di semplificazione che metteremo in campo potrà contare su una serie programmata di più interventi di verifica e correzione successivi. Si aggiusterà il tiro fino a ottimizzare il funzionamento.
Solitamente nella PA purtroppo l’esigenza di semplificare è estemporanea, superficiale, l’intervento di modifica delle procedure che si metterà in campo non contemplerà la possibilità di ulteriori aggiustamenti successivi.
Il solo fatto di introdurre una modifica in una procedura amministrativa, per esempio a fini di semplificazione, non garantisce di per sè il successo. E’ come coltivare un campo, non si deve seminare e dimenticarsene per tornare dopo mesi a raccogliere, va seguito controllato e se necessario curato.
Quando possibile è sempre bene prevedere dopo una modifica, almeno uno step successivo di verifica dell’efficacia con possibilità di introdurre correttivi.
Importante è che la nuova procedura sia “presidiata e sostenuta” dai dirigenti che ne dovrebbero rimarcare il peso in modo di “stimolare un’adesione convinta” nei collaboratori chiamati a gestirla. Il rischio sempre presente è quello di un “rigetto” da parte dell’apparato, silente o meno, che può fare finire su un binario morto tutte le innovazioni.
Ottimo è progettare e mettere a punto le innovazioni assieme agli operativi che le utilizzeranno, magari con test finali di funzionamento prima dell’approvazione e rilascio
Quando si mette mano a una procedura possono esserci due ambiti di intervento. A volte è possibile scrivere da zero spesso ci si deve limitare ad ottimizzare l’esistente. Quasi sempre è possibile solo l’ottimizzazione della procedura in atto, i limiti di manovra saranno inferiori, in ogni caso i suggerimenti di questo articolo restano validi in entrambe le evenienze.
Nella quotidianità della PA spesso le procedure “nuove” sono realizzate sviluppando una base ottenuta per “copia incolla” da “precedenti” procedure amministrative già in atto. Il rischio che si corre è di “importare” vecchi errori e inefficienze nella procedura nuova. E’ sempre consigliabile analizzare preventivamente l’efficienza delle procedure nuove ottenute “ricalcando” procedure più datate.
Leggi la seconda parte dell’articolo con i suggerimenti per la mappatura e l’analisi delle procedure
Nota tecnica
Attingendo al vocabolario di “burocratese“ scopriamo che :
Procedimento: serie di atti amministrativi necessari per arrivare all’emanazione del provvedimento finale. A ogni procedimento amministrativo corrispondono i documenti amministrativi che rappresentano gli atti posti in essere. I “prodotti attesi”.
Processo: descrizione dell’insieme di risorse strumentali e comportamenti necessari a realizzare un procedimento. Il processo è il “chi fa cosa”, la sua formulazione dipende dalle persone e dagli strumenti nella disponibilità della struttura coinvolta. Descritto solitamente con organigrammi o funzionigrammi.
Procedura: la descrizione delle sequenze di attività da realizzare per portare a termine un procedimento. Solitamente la procedura è formata da una serie di regole o di routine interne, il “come fare” le attività previste.
A livello di PA confrontando diversi soggetti di medesima categoria (es due regioni, due comuni ecc.), si evidenzia spesso che medesimi procedimenti si appoggiano su differenti processi e procedure. Il fenomeno è dovuto al fatto che i procedimenti sono sanciti in modo univoco tramite un medesimo provvedimento (Leggi o Regolamenti scritti a livello centrale) mentre le modalità di realizzarli sono funzione delle regole, della disponibilità di personale e mezzi della singola amministrazione (livello periferico). Differenti amministrazioni presenteranno la stessa mappa dei procedimenti ma differenti mappe dei processi necessari. Un effetto tipico quando i regolamenti sono stabiliti da un unico soggetto centrale e realizzati da molteplici periferici.
Possiamo tranquillamente affermare che anche nella PA esistono diverse possibilità di organizzarsi per gestire la stessa procedura. Alcune modalità funzionano meglio di altre. Questo garantisce che anche nella PA è possibile migliorare grazie all’organizzazione.
Sul procedimento può incidere chi scrive Leggi e Regolamenti, su processo e procedura chi applica ed esegue tali Leggi e Regolamenti. Entrambi i soggetti hanno pari responsabilità di garantire semplificazione all’utenza.
La PA quasi sempre deve realizzare procedimenti definiti da altri (centro-periferia) e lo fa in funzione dei processi e procedure implementati localmente.
Nella PA possiamo avere esigenza di mappare i procedimenti basandoci sulla descrizione dei vincoli legali connessi, oppure di mappare i processi fotografando l’organizzazione e le sue modalità di funzionamento che sottendono ai procedimenti.
Dal 2017 la PA deve mappare i propri processi per la prevenzione della corruzione, si può approfittare per analizzare opportunità di semplificazione.
Utile mappare sia con tabelle (otput-input, responsabilità ecc) che con flow chart (sequenza delle attività) per migliore comprensione.
Aprendo il vocabolario del “qualitatese” (lingua delle organizzazioni che operano in qualità certificata), troviamo:
Processo la sequenza delle attività realizzate per completare un percorso produttivo: da un input iniziale ad un output finale.
Procedura la descrizione di come si realizzano le attività di un processo, come se processo fosse il territorio e procedura la mappa cartografica.
Potrebbe sembrare un modo più semplice di ricomprendere con due termini ciò che il burocratese traduce con i tre termini procedimento, procedure e processo. La sostanza è la stessa e ciò rende possibile per la PA attingere anche alle metodiche organizzative della “qualità”.
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