In questa seconda parte dell’articolo “Lombardia e falsa zona rossa” si illustrano gli effetti pratici di due diversi modelli organizzativi applicabili alla Pubblica Amministrazione. Gli aspetti tecnici sono contenuti nella prima parte dell’articolo.
Come già nella prima parte dell’articolo si ribadisce che il riferimento al caso Lombardia non comporta assolutamente nostri giudizi di merito sui suoi amministratori, ne su quelli degli altri Enti citati, cui va il nostro massimo rispetto.
Organizzazione per funzioni o per processi? cosa succede se capita un inconveniente?
Nella prima parte dell’articolo si è detto che le organizzazioni complesse possono essere “organizzate” in base alle “funzioni” (i vari comparti produttivi). La responsabilità della produzione è “suddivisa” tra i responsabili delle singole funzioni che hanno tutti pari potere.
Alternativamente è possibile organizzare per “processo” (il processo è la serie di attività necessarie a formare il prodotto) con un responsabile unico del processo produttivo. Il responsabile di processo ha predominio su tutti i responsabili di funzione.
Nel caso di organizzazioni per funzione quando in una funzione qualcosa va male e si determina un difetto (un difetto anche lieve) nel prodotto, chi se ne accorge avvisa il proprio superiore responsabile di funzione.
Intanto il processo produttivo continua ( a meno di difetti eclatanti) e il difetto si ripete su ogni semilavorato della funzione.
A questo punto qualcuno viene incaricato di trovare un rimedio, solitamente nel frattempo la produzione continua, sino a che si trova il rimedio e risolve il difetto cosa che non sempre avviene in tempi rapidi.
A questo punto purtroppo ci si ritrova con un magazzino pieno di prodotti difettosi (oppure di auto andate ai clienti che debbono essere richiamate).
Questo racconto sembra paradossale ma il caso Lombardia conferma che è realtà.
Come prevenire gli effetti indesiderati degli inconvenienti?
La soluzione organizzativa è già nota e fisiologica nelle organizzazioni per processo, parliamo per esempio di quella messa in opera da decenni in Toyota.
Ogni processo produttivo (es la linea di un modello di auto) ha un unico responsabile, egli può disporre all’occorrenza delle competenze (gli esperti) di tutte le funzioni (il cui responsabile è sottoposto a quello di processo).
Nessuno ha la capacità di prevenire completamente che nascano difetti o anomalie, ma se ne possono limitare gli effetti
In ogni funzione è disponibile un pulsante rosso, quando un addetto nota un difetto schiaccia il pulsante che blocca tutta la linea produttiva e avvisa il responsabile di processo, si blocca così la produzione di elementi difettosi. Il pulsante rosso fisicamente non è presente in alcune funzioni es. progettazione o commerciale, ma anche esse sono a disposizione del responsabile di processo.
Il responsabile di processo arriva subito, chiama le risorse necessarie dalle varie funzioni (le competenze che servono al caso), si lavora sul problema lo si risolve e poi riparte la produzione.
I tempi di soluzione dei difetti sono rapidi, la produzione è stata sì ferma (solitamente meno che nel modello funzionale) ma questo è solo un vantaggio, infatti non si sono prodotti scarti ne si sono mandate in giro per il mondo macchine difettose.
L’attenzione in questo modello organizzativo è sul prodotto al fine di garantirne la qualità. Nelle organizzazioni per funzione l’attenzione è sulle funzioni al fine di gestirne la singola efficienza (ovvio che anche i responsabili di funzione, in un organizzazione per processi, devono garantire l’efficienza della loro funzione).
Veniamo alla Lombardia falsa zona rossa
A quanto pare tutto nasce da un malinteso involontario da parte dei medici di base nel compilare le schede segnaletiche dei casi di contagio. La scheda prevedeva una casella di data inizio contagio e una di descrizione dello stato clinico, la casella data di inizio viene sempre compilata la seconda non sempre.
Il medico passa la scheda (il flusso è digitale) alla propria ASL che assembla i dati di tutti i medici e passa alla Regione. L’assessorato Sanita della Regione assembla i dati di tutte le ASL e le passa a ISS. Ovviamente Regione e ASL non conoscono l’informazione esatta da mettere nella casella sintomi non compilate dai medici, non possono che lasciarle vuote.
L’Istituto, Superiore di Sanità riceve i dati di tutte le Regioni calcola i RT e li gira al Ministero della Salute che stabilisce i colori da assegnare. Ovviamente anche ISS non sa e non può compilare le caselle vuote, deve comunque produrre ogni settimana gli RT. La scelta di ISS è logica: laddove vi è data inizio contagio e stato clinico in bianco si conta un caso positivo.
Possiamo leggere la descrizione del sistema di pianificazione e monitoraggio a pag 239 di allegato 25 del DCPM del 6 novembre 2020. Poche righe che di fatto non dicono chi deve garantire il funzionamento del sistema. Il che non è bastato a impostare un’organizzazione capace di evitare la falsa zona rossa
Il meccanismo per diverso tempo ha funzionato, poi pare a causa della riduzione dei tempi necessari alle registrazione di guarigione nella casella stato clinico, il sistema è andato in crisi (non è per noi utile dettagliare l’aspetto).
Non è il caso di approfondire le modalità di calcolo di RT. Il fatto è che eventuali casi inizialmente senza dato di stato clinico, che poi entro 1 settimana (esempio dopo un tampone rapido) si rivelavano negativi, sortirono effetto di gonfiare il valore di RT in modo erroneo.
Quando ci si è accorti del problema è occorso del tempo prima che i dirigenti delle due funzioni interessate, ISS e Lombardia, si accordassero per una soluzione efficiente.
Per tutto il tempo in cui ISS e Lombardia hanno “discusso” il calcolo “gonfiato” di RT ha proseguito il suo iter e ha provocato come “difetto” una settimana di zona rossa “non dovuta” , cioè “Lombardia falsa zona rossa”.
Inutile illustrare i disagi per i cittadini e il danno economico che alcuni stimano in un miliardo di euro.
A Tokio cosa sarebbe accaduto?
Se applichiamo ipoteticamente la gestione per processi al nostro caso, succederebbe che il primo soggetto ad accorgersi che le schede non erano compilate (presumibilmente l’ASL ma poi anche tutti gli altri Enti) avrebbe schiacciato il nostro pulsante rosso ideale.
Il procedimento per calcolo dell’indice RT sarebbe stato sospeso, il responsabile di processo avrebbe subito chiamato gli esperti o i responsabili di ISS e Lombardia.
Si sarebbe trovata la soluzione in tempi rapidi (magari la stessa soluzione trovata poi da ISS e Lombardia che richiese una settimana o quasi) permettendo al processo di ripartire, non sarebbe accaduto un caso “Lombardia falsa zona rossa”.
Al massimo per una settimana non sarebbe stato aggiornato il colore della Lombardia restando uguale al precedente. Come risultato finale probabilmente nessuno avrebbe notato nulla e nessun danno ne avrebbero patito gli sfortunati e cari Lombardi.
Come dimostra il caso Lombardia spesso la mancanza di comunicazione efficace e rapida tra le funzioni provoca danni terribili. Aver impiegato diversi giorni a rimpallarsi la faccenda tra Regione e ISS, prima di trovare la soluzione è costato caro. La responsabilità non è delle funzioni, è del modello organizzativo.
Quello che non lascia tranquilli è che al momento si è posta soluzione a quel particolare problema ma il modello organizzativo resta immutato. La sciagurata evenienza dell’insorgere di un altro tipo di problema nel calcolo di RT, potrebbe innescare un equivoco analogo con identici effetti.
Si rischiano casi "Lombardia falsa zona rossa" anche in altri settori?
La realtà della Pubblica Amministrazione Italiana purtroppo è ricca di molte “funzioni” es Ministeri Regioni, Enti, decisamente poco efficienti in fatto di comunicazione tra loro. Enti che non raramente sono in competizione tra loro e magari anche afflitti da lotte di potere al loro interno.
Si tratta di una serie di fattori favorevoli al sorgere dell’incomunicabilità tra funzioni.
Si pensi a un progetto Recovery Plan (R.P.) che per essere realizzato deve passare attraverso alcuni di questi Enti (o attraverso uffici e servizi di un solo Ente) e alle loro carenze di comunicazione. Quanti intoppi, rimpalli, correzioni, ritardi ecc. potrà subire? Quanto è alto il rischio che non arrivi al traguardo previsto? Quante possibilità ci sono che diventi da opportunità a “prodotto di scarto” (tradotto spreco di soldi pubblici da restituire alla UE).
Ipotizzate quanti saranno i progetti finanziati con R.P., e che la stragrande maggioranza passerà attraverso la Pubblica Amministrazione che eroga e controlla. Immaginate a quanto spreco potremmo assistere e pensate ai benefici che porterebbe un pulsante magico, rosso.
In Italia sarà mai possibile arrivare a tanto?
Organizzarsi in modo diverso, con modi di riconosciuta efficacia, costerebbe poco e renderebbe davvero molto.
Basterebbe scrivere delle leggi che non solo definiscono a quali Enti sono affidati i vari compiti, come da prassi, abitudine che lascia indipendenza ai singoli Enti e non garantisce coordinamento. Oltre che individuare gli Enti andrebbe indicato chi è responsabile che il processo arrivi in fondo come previsto. Da inserire anche il vincolo per gli Enti in gioco, di rivolgersi a lui subito in caso di anomalie, restando poi alle sue disposizioni.
Avremmo così scritto un provvedimento non a misura degli Enti coinvolti ma a misura del servizio ai cittadini (in questo caso il servizio reso è un uso ottimale dei fondi R.P.).
Negli ipotizzabili casi ove gli Enti per mascherare proprie carenze non segnalassero le anomalie? Purtroppo si produrrebbe il danno ma, visto che il provvedimento li vincolava a segnalare, il non rispetto renderebbe forse più agevole presentare poi il conto dei danni a chi li ha determinati. Un incentivo a non sbagliare per i Burocrati.
Riflessione finale: tutti avete gioito sentendo parlare di casi di eccellenza da parte della nostra Pubblica amministrazione. Guarda caso le parola magiche erano Commissario straordinario e Leggi fatte su misura. Osservate bene, non si tratta forse di stupendi esempi nazionali di organizzazione per processo?
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